Dati di contatto del Titolare del trattamento e del DPO

Titolare del trattamento è

H-RS360 s.r.l. con sede in Località Campomaggio 16, 53036, Poggibonsi (SI)

Email: privacy@hrs360.it

Abbiamo designato un Responsabile della Protezione dei Dati Personali (RPD o DPO). Se lo desidera, per qualsiasi richiesta in materia di protezione dei Suoi dati personali e sull’esercizio dei Suoi diritti può contattarlo all’email: dpo@hrs360.it

Tipologia dei dati trattati

Potranno essere oggetto di trattamento le seguenti tipologie di dati personali:

• dati identificativi e di contatto del segnalante;
• dati identificativi delle persone coinvolte nella segnalazione, informazioni e dati relativi alle violazioni segnalate, compresi eventuali dati personali relativi a categorie particolari o riferiti a condanne penali e reati;
• ogni altra informazione riferita al segnalante, alle persone coinvolte nella segnalazione a eventuali altri soggetti terzi, che il segnalante decide di condividere per meglio descrivere la sospetta violazione;
• dati identificativi, di contatto e relativi all'account di accesso alla Piattaforma informatica dei soggetti preposti alla gestione delle segnalazioni.

Modalità di trattamento

I dati personali saranno trattati principalmente attraverso una piattaforma informatica dedicata “Legality Whistleblowing” accessibile dal sito della Società al seguente link: https://hrs360.segnalazioni.net/.

Le segnalazioni potranno essere trasmesse anche in forma cartacea all’Organismo di Vigilanza con le modalità descritte nel Regolamento per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite (Whistleblowing) adottata dalla Società

Origine dei dati e natura del conferimento

I dati personali oggetto di trattamento sono quelli forniti dal segnalante e quelli eventualmente raccolti in modo autonomo nel corso delle attività istruttoria, necessari ad accertare le circostanze oggetto della segnalazione.

Il conferimento dei dati è necessario e funzionale alla gestione delle segnalazioni ricevute nelle forme e modalità descritte nel citato Regolamento.

Finalità del trattamento

I dati personali saranno raccolti e trattati per finalità connesse alla gestione di segnalazioni di violazioni riguardanti condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 e/o alle violazioni del Modello e/o del Codice Etico, con le modalità e gli strumenti descritti nel Regolamento adottato dalla Società.

Base giuridica

Il trattamento dei dati deriva dalla necessità di applicare le disposizioni del D. Lgs. 24/2023 nonché a quelle contenute nel D. Lgs 231/2001.

Tempi di conservazione

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza della persona segnalante. I dati personali che manifestamente non sono utili alla valutazione della segnalazione saranno immediatamente cancellati.

Destinatari dei dati personali

I dati personali saranno trattati dall’Organismo di Vigilanza, il quale è tenuto a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni di cui è venuto a conoscenza.

L’identità del segnalante o qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi direttamente o indirettamente tale identità, possono essere rivelate solo con il consenso espresso della stessa persona segnalante. Laddove si renda necessario per esigenze connesse alle attività istruttorie, alcune informazioni connesse alla segnalazione potranno essere trattate da altre funzioni della Società alle quali sono state fornite specifiche istruzioni.

La piattaforma informatica per la gestione delle segnalazioni è gestita dalla società Digital PA S.p.a., con sede in Via S. Tommaso d'Aquino 18/A, 09134 Cagliari (CA), designata quale Responsabile del trattamento. Il sistema di cifratura della piattaforma non permette l’accesso all’identità del segnalante o al contenuto delle segnalazioni da parte del suddetto responsabile.

Infine, alcuni dati potranno essere trasmessi, nei casi previsti dalla normativa, all’Autorità Giudiziaria e/o alle Autorità competenti.

Diritti dell’interessato

Relativamente ai dati medesimi, gli Interessati possono esercitare, nei casi previsti, i diritti di cui al CAPO III del GDPR.

In particolare, il segnalante può esercitare il diritto di accesso ai propri dati, di rettifica o integrazione, di cancellazione e di limitazione del trattamento, nonché di revoca del consenso eventualmente prestato, con le stesse modalità in cui ha effettuato la segnalazione.

Il segnalante, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, ha inoltre diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati nel caso in cui ritenga che il trattamento violi il citato Regolamento.

Si informa che l’esercizio dei suddetti diritti da parte degli altri soggetti interessati, quali il segnalato o altre persone coinvolte, può essere ritardato, limitato o escluso qualora tale esercizio possa comportare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del segnalante come previsto dall’ articolo 2-undecies, lett. f del Codice Privacy (in attuazione dell'articolo 23 del GDPR). In tali casi, i suddetti diritti possono essere esercitati tramite il Garante per la Protezione dei dati personali, con le modalità di cui all'articolo 160 del Codice Privacy.